Jij brengt structuur, houdt overzicht en zorgt dat het loopt. Je ziet wat nodig is, pakt eigenaarschap en regelt het, van HR-administratie tot een goed georganiseerde werkomgeving.

Bij Aestate werken we aan complexe vraagstukken op het snijvlak van huisvesting, organisatie en verandering. Dat vraagt niet alleen om scherpe adviseurs, maar ook om een organisatie die intern goed op orde is. Als Office Manager zorg jij daarvoor.

Je bent de spil van onze bedrijfsvoering. Je houdt processen overzichtelijk, zorgt dat afspraken worden nagekomen en brengt structuur aan waar die nog ontbreekt. Je schakelt makkelijk tussen de operationele vraag van vandaag en het slimmer inrichten van morgen. En je doet dat met overzicht, rust en plezier.

Wat ga je doen?

Je rol is breed en gevarieerd. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en laat zaken niet half af. Je houdt overzicht over wat er speelt, stemt af met verschillende mensen en zorgt dat processen goed verlopen. Hieronder een beeld van waar je je mee bezighoudt.

/ HR-administratie

Je beheert de volledige HR-administratie en zorgt dat processen rondom in-, door- en uitstroom soepel verlopen. Denk aan contracten, personeelsmutaties, dossierbeheer, onboarding en offboarding. Je stemt af met de salarisverwerker, bewaakt deadlines en coördineert de uitvoering van secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals mobiliteit, leaseauto’s en opleidingen.

/ Onboarding

Je zorgt dat nieuwe collega’s een goede en warme start maken. Van contractvoorbereiding en aanmelding bij de salarisverwerker tot toegang tot systemen, laptop en telefoon. Jij regelt het, zodat iemand snel en prettig aan de slag kan.

/ Offertes, tenders en compliance

Je ondersteunt niet alleen administratief, maar denkt actief mee bij het opstellen en uitwerken van offertes en tenderdocumentatie. Je werkt met templates en digitale hulpmiddelen, waaronder AI-agents. Je bewaakt de planning, verzamelt input en zorgt dat stukken compleet en op tijd beschikbaar zijn. Compliance-documentatie, zoals verklaringen, uittreksels en VOG’s, houd jij op orde.

/ Office en facilitaire coördinatie

Je zorgt voor een fijne en goed georganiseerde werkomgeving. Je coördineert facilitaire zaken, onderhoudt contact met leveranciers en neemt deel aan overleggen met de beheerder en andere huurders van het pand. Je signaleert knelpunten en pakt ze zelfstandig op.

/ Regie op uitbestede ondersteuning

Een deel van onze financiële en salarisadministratie is extern belegd. Jij houdt daarop overzicht: je bewaakt deadlines, stemt input en output af en zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Wie ben jij?

Je bent scherp, georganiseerd en betrouwbaar. Je stelt prioriteiten, blijft rustig bij ad-hocdrukte en laat zaken niet half af. Je communiceert helder, schakelt makkelijk met verschillende mensen en bouwt vertrouwen op doordat je dingen gewoon goed regelt.

Je ziet wat nodig is, wacht niet af en vindt het leuk om structuur aan te brengen waar die nog ontbreekt. Je voelt je prettig in een brede rol met veel verantwoordelijkheid. Energie krijg je van een organisatie die goed loopt en van de bijdrage die jij daaraan levert.

Wat je meebrengt

/ Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau
/ Minimaal 3 jaar ervaring als office manager, managementassistent, operations support of in een vergelijkbare coördinerende rol
/ Aantoonbare ervaring met HR-administratie en arbeidsvoorwaarden
/ Ervaring met het opstellen en opvolgen van offertes, aanbestedingen of tenderdocumentatie
/ Goede beheersing van MS365, waaronder Outlook, Teams en SharePoint; ervaring met Exact en/of AFAS is een pré
/ Je bent digitaal vaardig en snel thuis in nieuwe tools; ervaring met AI-agents of geautomatiseerde workflows is een duidelijk pluspunt
/ Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk
/ Affiniteit met onze dienstverlening en met een omgeving waarin eigenaarschap en zelfstandigheid centraal staan

Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar mis je één onderdeel? Reageer toch. We zoeken iemand die verantwoordelijkheid pakt en energie krijgt van goed georganiseerde bedrijfsvoering. Niet iemand die alle vakjes aanvinkt.

Wat wij bieden

Bij Aestate krijg je de ruimte om je ambities waar te maken. We zijn benieuwd naar wat jij nodig hebt om goed te kunnen werken en groeien. Heb je ideeën over hoe een case anders of beter kan? Dan kijken we samen hoe we dat realiseren. We stimuleren initiatief en verwachten dat je meedenkt.

Je werkt in een omgeving vol expertise en vernieuwing. We leggen de lat hoog, helpen elkaar vooruit en willen aantoonbaar vooroplopen in de markt. Dat vraagt inzet, maar levert ook veel op.

Daarnaast kun je rekenen op:

/ Een marktconform salaris, afgestemd op jouw ervaring en rol
/ Een bonusregeling van maximaal 2 maandsalarissen, gebaseerd op behaalde resultaten en bijdrage
/ 30 vakantiedagen en vakantiegeld
/ Hybride werken, met heldere afspraken en goede faciliteiten voor een prettige thuiswerkplek
/ Een thuiswerkvergoeding van € 2,45 per dag
/ Een NS Business Card voor zakelijke reizen, passend bij onze duurzaamheidsambitie
/ Een laptop van de zaak en een telefoon of telefoonvergoeding, afgestemd op wat jij nodig hebt
/ Een pensioenregeling
/ Een onkostenvergoeding voor je dagelijkse werkzaamheden
/ Een studiebudget tot € 2.400 per jaar, in overleg afgestemd op jouw ontwikkelbehoefte
/ Persoonlijke coaching, gericht op jouw groei en professionele ontwikkeling
/ Doorlopende interne trainingen, workshops en actieve kennisdeling, onder andere op actuele thema’s zoals verandermanagement
/ Toegang tot de Aestate Academy voor het opdoen en verdiepen van kennis
/ Een open en informele cultuur met korte lijnen, vertrouwen en veel ruimte voor eigen initiatief

Solliciteer nu

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, processen verbeteren en zorgen dat een organisatie soepel draait? Dan horen we graag van je.

Een uitgebreide motivatiebrief is niet nodig. We leren je liever persoonlijk kennen. Twijfel je of je profiel precies aansluit? Neem gerust contact op. We kijken niet alleen naar ervaring, maar vooral naar eigenaarschap, nauwkeurigheid en de drive om zaken goed te organiseren.

Let op: het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), een referentiecheck en een assessment maken onderdeel uit van de procedure.