Vastgoed & Huisvesting

Om huisvesting in te zetten als strategisch middel wil je dat het optimaal aansluit bij de ambities en primaire processen van jouw organisatie. Maar hoe zorg je dat je huisvesting optimaal aansluit bij de organisatie? Wanneer huisvesting niet tot je kerntaken behoort, kan dat een moeilijke vraag zijn om te beantwoorden. Onze ontrafelexperts adviseren en ondersteunen organisaties graag bij verschillende huisvestingsvraagstukken, zodat jij je volledig kan richten op de primaire werkzaamheden van jouw organisatie. Maar wat valt er onder huisvestingsadvies?

Passende huisvesting hebben is voor het uitvoeren van je primaire bedrijfsvoering essentieel. Tegelijkertijd is huisvesting in zekere zin onveranderbaar. Om huisvesting in te zetten als strategisch middel is het daarom van belang niet alleen aan te sluiten op de vraag van nu, maar ook om klaar te staan voor ontwikkelingen in de toekomst. Wanneer de huisvesting niet goed aansluit spreken we van een ‘mismatch tussen vraag en aanbod’. Dat kan zijn omdat de omvang van de huisvesting niet aansluit bij de omvang van de organisatie, door groei of krimp van medewerkers of veranderende processen. Ook is het mogelijk dat de huidige kwaliteit niet voldoet aan de gewenste kwaliteit van de huisvesting. Zo kan het zijn dat de organisatie ambities heeft voor een nieuwe manier van (samen)werken. Of dat er sprake is van ambities op het gebied van verduurzaming waarbij het de vraag is wat er nodig is om dit in het bestaande pand voor elkaar te krijgen. Wanneer de huisvesting optimaal aansluit resulteert dat niet alleen in betere productiviteit, maar kan dat eveneens uitwerken in een reductie van financiële lasten door effectief en efficiënt ruimtegebruik.

Aestate geeft huisvestingsadvies op het gebied van onderwijs, onderzoeksfaciliteiten, werkplekken en de leefomgeving. Dat doen we in sectoren als de zorg, (semi)overheid, laboratoria en commercieel. In onze aanpak staan de inhoudelijke visie, ambities en het primaire werkproces van de organisatie centraal. Daarnaast vinden we het ook belangrijk om huisvestingsvragen integraal aan te vliegen. Zo gaat het altijd om de afstemming tussen het gebouw, de IT-infrastructuur, de services en diensten en gedrag (HRM). Om breed draagvlak te creëren zoeken we de verbinding met verschillende stakeholders, zoals een College van Bestuur, Raad van Toezicht en de eindgebruiker. Verder zetten we verschillende tools en methodieken in om de huisvestingsvraag goed te kunnen definiëren. Om toe te werken naar het eindproduct, bijvoorbeeld huisvestingsplannen, werkplekconcepten, haalbaarheidsstudies en Programma’s van Eisen.

Bij Aestate geloven we dat het slim en duurzaam vormgeven van organisaties en werk-, leer- en leefomgevingen bijdraagt aan de ontplooiing van talent, kennis en vaardigheden. Dit vraagt om inzicht, aandacht en verbinding, zodat de veranderkracht van mens en organisatie toeneemt.

De organisatie- en veranderexperts van Aestate zetten hun kennis in om organisaties te helpen hun ambities te bereiken. Dit doen we door complexe organisatie- en verandervraagstukken te ontrafelen, op te lossen en te begeleiden. Denk hierbij aan de begeleiding van samenwerkingen en fusies, de (organisatorische) implementatie van hybride werken, bestuurlijke advisering over organisatiestrategieën, vertaling van organisatiewijzigingen naar (nieuwe) processen en werkwijzen of het begeleiden van teams.

We benaderen vraagstukken altijd integraal, waarbij we mens, inhoud en proces verbinden om tot de beste oplossing te komen. We analyseren problemen integraal en zoeken oplossingen die aansluiten op de ambities van de organisatie. Hierbij betrekken we zowel de organisatie als de mensen en kijken we naar de impact op mens, processen, structuren en omgeving. De fysieke omgeving kan verandering versnellen en we benutten de expertise van Aestate in huisvesting optimaal. Daarnaast geloven we sterk in datagedreven besluitvorming om de impact van veranderingen te versterken, oftewel: ‘Meten is weten en weten is veranderen’.

Het succes van verandering hangt sterk af van de betrokkenheid van medewerkers en de organisatieomgeving. In de dienstverlening van Aestate is het opstellen van een veranderaanpak inclusief communicatieplan dan ook een standaard onderdeel.

Meer weten over integrale benadering? Lees er alles over in dit artikel over de werkomgeving in balans met de juiste puzzelstukken.

Het creëren van draagvlak onder medewerkers is essentieel voor elk organisatievraagstuk. Het is belangrijk om medewerkers goed mee te nemen en te informeren over de geplande veranderingen. Door middel van open communicatie, regelmatige updates en het betrekken van medewerkers bij het ontwikkel- en implementatieproces dragen we de boodschap over.

Draagvlak creëer je als verschillende stemmen een plaats krijgen in de planvorming. Om dit in goede banen te leiden gebruiken wij verschillende (interactieve) spelvormen. Op die manier is het mogelijk om medewerkers met verschillend niveau gezamenlijk te laten meedenken met de plannen. Wanneer medewerkers zich gehoord en betrokken voelen, zullen zij eerder veranderingen accepteren en actief bijdragen aan de implementatie.

Elke organisatie heeft het wel: een stip op de horizon. Een ideaal situatie waar de organisatie zich naartoe wil bewegen. Beschikken over de juiste informatie en inzichten is cruciaal om de vaarroute richting deze stip op horizon uit te zetten. Informatiemanagement richt zich op de informatiebehoefte en -voorziening ten behoeve van de verschillende bedrijfsfuncties- en processen binnen een organisatie. Ligt de organisatie nog op koers, of moet er bijgestuurd worden? En wat is dan wijsheid? Goed ingerichte informatievoorziening stelt in staat om de juiste beslissingen te maken op het juiste moment.

De techniek staat niet stil! Ontwikkelingen in dataverwerking en – toepassing gaan als nooit te voren. Dat biedt kansen. Het maken van analyses of het uitvoeren van onderzoeken gaat BI-tooling en andere AI-gedreven tooling steeds nauwkeuriger en gemakkelijk. Dat leidt niet alleen tot gespreksstof, maar creëert ook meer ruimte om dat gesprek daadwerkelijk aan te gaan. Het effect hiervan is dat het strategisch denken en doen de norm wordt. Zo stel je als organisatie niet alleen de doelen en meet je deze, maar zorg je ervoor dat iedereen een eigen rol en functie vervult in de ketensamenwerking.

Een goede informatievoorziening is nergens zonder de juiste data. Waar strategie een raamwerk biedt, vormt de data een basis. En die basis moet op orde. In de eerste plaats betekent dat gegevens relevant zijn voor het proces dat wordt voorzien van informatie. Daarnaast is het belangrijk dat de gegevens actueel, betrouwbaar en compleet zijn. En als laatste dient de data op de juiste wijze gestructureerd te zijn om te kunnen ontsluiten. Uiteindelijk wordt de data vertaalt naar bruikbare informatie en inzichten in applicaties zoals PowerBI en Agents.