Breng structuur. Houd overzicht. Zorg dat het loopt.

Bij Aestate werken we aan complexe vraagstukken op het snijvlak van huisvesting, organisatie en verandering. Dat vraagt niet alleen om scherpe adviseurs, maar ook om een organisatie die intern goed op orde is. Jij zorgt daarvoor.

Als Office Manager ben jij de spil van onze bedrijfsvoering. Je houdt processen overzichtelijk, zorgt dat afspraken worden nagekomen en pakt eigenaarschap waar structuur nog ontbreekt. Je schakelt makkelijk tussen de operationele vraag van vandaag en het slimmer inrichten van morgen. En je doet dat met overzicht, rust en plezier.

Wat je doet

Je rol is breed en gevarieerd. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en laat zaken niet half af. Hieronder een beeld van waar je je mee bezighoudt.

/ HR-administratie en arbeidsvoorwaarden Je beheert de volledige HR-administratie en zorgt dat processen rondom in-, door- en uitstroom soepel verlopen. Denk aan contracten, personeelsmutaties, dossierbeheer, onboarding en offboarding. Je stemt af met de salarisverwerker, bewaakt deadlines en coördineert de uitvoering van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals mobiliteit, leaseauto's en opleidingen.

/ Onboarding Je zorgt dat nieuwe collega's een goede en warme start maken. Van contractvoorbereiding en aanmelding bij de salarisverwerker tot toegang tot systemen, laptop en telefoon. Jij regelt het, zodat iemand snel en prettig aan de slag kan.

/ Offertes, tenders en compliance Je ondersteunt niet alleen administratief, maar denkt actief mee bij het opstellen en uitwerken van offertes en tenderdocumentatie. Je werkt met templates en digitale hulpmiddelen, waaronder AI-agents. Je bewaakt de planning, verzamelt input en zorgt dat stukken compleet en tijdig beschikbaar zijn. Compliance-documentatie zoals verklaringen, uittreksels en VOG's houd jij op orde.

/ Office en facilitaire coördinatie Je zorgt voor een fijne en goed georganiseerde werkomgeving. Je coördineert facilitaire zaken, onderhoudt contact met leveranciers en neemt deel aan overleggen met de beheerder en andere huurders van het pand. Je signaleert knelpunten en pakt ze zelfstandig op.

/ Regie op uitbestede ondersteuning Een deel van onze financiële en salarisadministratie is extern belegd. Jij houdt daarop overzicht: je bewaakt deadlines, stemt input en output af en zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Wie je bent

Je bent scherp, georganiseerd en betrouwbaar. Je stelt prioriteiten, blijft rustig onder ad hoc drukte en laat zaken niet half af. Je communiceert helder, schakelt makkelijk met verschillende mensen en bouwt vertrouwen op doordat je dingen gewoon goed regelt.

Je ziet wat nodig is, wacht niet af en vindt het leuk om structuur aan te brengen waar die nog ontbreekt. Je voelt je prettig in een brede rol met veel verantwoordelijkheid en energie krijg je van een organisatie die goed loopt.

Wat je meebrengt

/ Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau
/ Minimaal 3 jaar ervaring als office manager, management assistent, operations support of in een vergelijkbare coördinerende rol
/ Aantoonbare ervaring met HR-administratie en arbeidsvoorwaarden
/ Ervaring met het opstellen en opvolgen van offertes, aanbestedingen of tenderdocumentatie
/ Goede beheersing van MS365 (Outlook, Teams, SharePoint); ervaring met Exact en/of AFAS is een pré
/ Digitaal vaardig en snel thuis in nieuwe tools; ervaring met AI-agents of geautomatiseerde workflows is een duidelijk pluspunt
/ Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk
/ Affiniteit met onze dienstverlening en een omgeving waarin eigenaarschap en zelfstandigheid centraal staan

Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar mis je één onderdeel? Reageer toch. We zoeken iemand die verantwoordelijkheid pakt en energie krijgt van goed georganiseerde bedrijfsvoering. Niet iemand die alle vakjes aanvinkt.

Wat je krijgt

Bij Aestate krijg je een brede rol met veel verantwoordelijkheid en de ruimte om zaken écht goed neer te zetten. Je werkt in een prettige omgeving met korte lijnen, betrokken collega's en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.

/ Een salaris tussen € 3.100 en € 4.500 bruto per maand, passend bij jouw ervaring, expertise en rol
/ Een veelzijdige functie voor 32 tot 40 uur per week, met de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken
/ Een bonusregeling van maximaal 2 maandsalarissen, gebaseerd op behaalde resultaten en bijdrage
/ 30 vakantiedagen en vakantiegeld
/ Een NS Business Card voor zakelijke reizen, passend bij onze duurzaamheidsambities
/ Een laptop van de zaak en een telefoon of telefoonvergoeding
/ Een pensioenregeling / Een onkostenvergoeding voor je dagelijkse werkzaamheden
/ Persoonlijke coaching en ruimte voor professionele ontwikkeling
/ Doorlopende interne trainingen, workshops en actieve kennisdeling
/ Toegang tot de Aestate Academy voor het verdiepen van kennis en vaardigheden
/ Een open en informele werkomgeving met korte lijnen, vertrouwen en veel ruimte voor eigen initiatief

Solliciteren

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, processen verbeteren en zorgen dat een organisatie soepel draait? Dan horen we graag van je.

Een uitgebreide motivatiebrief is niet nodig. We leren je liever persoonlijk kennen. Twijfel je of je profiel precies aansluit? Neem gerust contact op. We kijken niet alleen naar ervaring, maar vooral naar eigenaarschap, nauwkeurigheid en de drive om zaken goed te organiseren.

Let op: een VOG-aanvraag en een assessment maken onderdeel uit van de procedure.