Breng structuur in onze bedrijfsvoering en zorg dat processen, afspraken en acties niet blijven liggen, maar goed worden georganiseerd en uitgevoerd.

Wat ga je doen?

Als Office Manager met focus op HR, operations en bedrijfsvoering zorg jij dat de organisatie soepel draait. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en regelt dat belangrijke processen goed lopen. Je schakelt makkelijk tussen operationele zaken van vandaag en het slimmer organiseren van morgen.

Je bent verantwoordelijk voor een breed pakket aan werkzaamheden op het gebied van office, HR-administratie, offertes en operationele coördinatie. Je zorgt dat afspraken worden opgevolgd, documenten op orde zijn, deadlines worden gehaald en collega’s weten waar ze aan toe zijn. Daarbij zie je het snel als processen onduidelijk zijn of blijven lekken, en pak je eigenaarschap om dat te verbeteren.

Je bent iemand die zaken niet alleen oppakt, maar ook borgt. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en zorgt voor rust, overzicht en continuïteit binnen de organisatie.

Waar je je mee bezighoudt

Je werkzaamheden liggen onder andere op de volgende gebieden:

/ HR-administratie en arbeidsvoorwaarden
Je bent verantwoordelijk voor de HR-administratie en zorgt dat processen rondom in-, door- en uitstroom goed verlopen. Denk aan contracten en personeelsmutaties, dossierbeheer, onboarding en offboarding, afstemming met de salarisverwerker en het bewaken van HR-gerelateerde acties en deadlines. Ook coördineer je de uitvoering van secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals mobiliteit, leaseauto’s, opleidingen en andere regelingen.

/ Onboarding en organisatie
Je coördineert een goede start voor nieuwe collega’s. Je regelt onder andere de voorbereiding van contracten, aanmelding bij de salarisverwerker, toegang tot systemen, laptop en telefoon en praktische onboarding. Je zorgt dat nieuwe medewerkers snel en goed van start kunnen.

/ Offertes, tenders en compliance
Je ondersteunt niet alleen bij de administratieve opvolging van offertes en tendertrajecten, maar helpt ook actief mee bij het opstellen en uitwerken ervan. Je werkt daarbij met standaarden, templates en digitale hulpmiddelen, waaronder AI-agents, om documenten efficiënt en zorgvuldig op te bouwen. Je bewaakt de planning, verzamelt input en zorgt dat vereiste stukken compleet en tijdig beschikbaar zijn. Ook houd je tender- en compliance-documentatie op orde, zoals verklaringen, uittreksels, ondertekeningen, VOG’s en dossieropbouw.

/ Office en facilitaire coördinatie
Je bent verantwoordelijk voor een goed georganiseerde en soepel draaiende werkomgeving. Je coördineert facilitaire zaken zoals bestellingen en leverancierscontact en neemt deel aan overleggen met de beheerder en andere huurders van het kantoorgebouw. Je zorgt dat praktische zaken op orde zijn, signaleert knelpunten en pakt deze zelfstandig op.

/ Afstemming met uitbestede ondersteuning
Een deel van onze financiële administratie, salarisadministratie en andere ondersteunende werkzaamheden is extern belegd. Jij houdt daarop overzicht: je bewaakt deadlines, stemt input en output af, signaleert verbeterpunten en zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Wie ben jij?

Je bent scherp, georganiseerd en betrouwbaar. Je houdt van overzicht, werkt zorgvuldig en laat zaken niet half af. Je weet goed prioriteiten te stellen en blijft rustig onder ad hoc drukte. Je communiceert helder, schakelt makkelijk met verschillende mensen en bouwt vertrouwen op doordat je dingen gewoon goed regelt. Je voelt je prettig in een brede rol met veel verantwoordelijkheid. Je ziet wat nodig is, wacht niet af en vindt het leuk om structuur aan te brengen waar die nog ontbreekt.

Wat je meebrengt

/ Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
/ Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een rol zoals office manager, management assistent, operations support of een vergelijkbare coördinerende ondersteuningsrol
/ Je hebt aantoonbare ervaring met HR-administratie en het coördineren van processen rondom arbeidsvoorwaarden
/ Je hebt ervaring met het opstellen, uitwerken en opvolgen van offertes, aanbestedingen of tenderdocumentatie
/ Je werkt vlot met MS365, waaronder Outlook, Teams en SharePoint. Ervaring met Exact en/of AFAS is noodzakelijk
/ Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe tools snel eigen. Ervaring met AI-agents, geautomatiseerde workflows of slim digitaal werken is belangrijk in deze rol
/ Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, mondeling én schriftelijk
/ Ervaring met leveranciersregie, compliance-documentatie en administratieve procesverbetering is een duidelijke pre
Je hebt affiniteit met onze dienstverlening en voelt je prettig in een omgeving waarin zelfstandigheid en eigenaarschap belangrijk zijn.

Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar mis je één onderdeel? Reageer dan alsnog. We zoeken vooral iemand die verantwoordelijkheid pakt, structuur aanbrengt en energie krijgt van goed georganiseerde bedrijfsvoering.

Wat wij bieden

Bij Aestate krijg je een brede rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte om zaken écht goed neer te zetten. We zoeken iemand die eigenaarschap pakt, structuur aanbrengt en energie krijgt van een organisatie die continu in beweging is. Daar hoort ook de vrijheid bij om processen slimmer in te richten en verbeteringen aan te dragen.

Je komt terecht in een omgeving waar samenwerking, initiatief en ontwikkeling belangrijk zijn. We werken professioneel, schakelen snel en helpen elkaar vooruit. Daarbij krijg je de ruimte om mee te denken over hoe we onze organisatie slimmer, efficiënter en toekomstbestendig organiseren.

Daarnaast kun je rekenen op:

/ Een uitstekend salaris, afgestemd op jouw ervaring en rol
/ Een veelzijdige functie voor 32-40 uur per week, met de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken
/ Een bonusregeling van maximaal 2 maandsalarissen, gebaseerd op behaalde resultaten en bijdrage
/ 30 vakantiedagen en vakantiegeld
/ Een NS Business Card voor zakelijke reizen, passend bij onze duurzaamheidsambitie
/ Een laptop van de zaak en een telefoon of telefoonvergoeding
/ Een pensioenregeling
/ Een onkostenvergoeding voor je dagelijkse werkzaamheden
/ Persoonlijke coaching en ruimte voor professionele ontwikkeling
/ Doorlopende interne trainingen, workshops en actieve kennisdeling
/ Toegang tot de Aestate Academy voor het verdiepen van kennis en vaardigheden
/ Een open en informele werkomgeving met korte lijnen, vertrouwen en veel ruimte voor eigen initiatief

Solliciteer nu

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, processen verbeteren en zorgen dat een organisatie soepel draait? Vind je het leuk om een brede rol te combineren met HR-administratie, office coördinatie, offertes en operationele ondersteuning?

Solliciteer dan op de functie van Office Manager met focus op HR, operations en bedrijfsvoering bij Aestate. Een uitgebreide motivatiebrief is niet per se nodig; we leren je liever persoonlijk kennen.

Twijfel je of je profiel precies aansluit? Neem gerust contact met ons op. We kijken niet alleen naar ervaring, maar vooral naar eigenaarschap, nauwkeurigheid en de drive om zaken goed te organiseren.

Let op: het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en een assessment maken onderdeel uit van de procedure.